Polityka prywatności

1. Informacje ogólne i role stron

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, jak Synomi przetwarza i chroni dane osobowe w serwisie internetowym Synomi pod adresem synomi.ch. Aplikacja mobilna dla synomi.ch jest w przygotowaniu; serwis internetowy działa w przeglądarce, również na telefonie.

Podstawowe znaczenie ma szwajcarska ustawa o ochronie danych (DSG, SR 235.1, obowiązująca od 1 września 2023). Ponieważ Synomi ma siedzibę w Holandii (UE), uzupełniająco stosuje się Rozporządzenie (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO / DSGVO).

Synomi jest usługą dla przedsiębiorstw (B2B) i nie jest skierowane do osób poniżej 18 roku życia; nie zbieramy świadomie danych osób niepełnoletnich.

W zależności od rodzaju danych Synomi pełni dwie różne role:

• Jako Administrator (art. 5 lit. j DSG, art. 4 pkt 7 RODO) — w odniesieniu do danych Twojego konta w Synomi (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, dane firmy, dane płatnicze, logi techniczne), czyli danych, które zbieramy bezpośrednio, aby świadczyć usługę Synomi i prowadzić Twoje konto.
• Jako Procesor (art. 5 lit. k i art. 9 DSG, art. 4 pkt 8 i art. 28 RODO) — w odniesieniu do danych, które wprowadzasz lub generujesz w Synomi w ramach swojej działalności gospodarczej (dane klientów, treść faktur, dowody i dokumenty księgowe, przejazdy w kilometrówce). Administratorem tych danych jesteś Ty jako Użytkowniczka lub Użytkownik Synomi; Synomi przetwarza je wyłącznie zgodnie z Twoimi udokumentowanymi poleceniami. Szczegóły powierzenia przetwarzania określa pkt 9 Regulaminu serwisu Synomi.

Dane kontaktowe Synomi:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Holandia
KvK: 64597237
E-mail: hello@synomi.ch

2. Jakie dane przetwarzamy

W ramach naszych usług przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny
• Dane firmy: numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa (UID), numer MWST
• Dane o korzystaniu: logi, adres IP, typ przeglądarki
• Dane płatnicze: gdy płacisz za subskrypcję, płatność obsługuje Mollie (nie przechowujemy danych kart)

2a. Aplikacja mobilna i funkcje AI

Aplikacja mobilna (iOS / Android) dla synomi.ch jest w przygotowaniu. Zanim będzie dostępna, uzupełnimy niniejszą Politykę prywatności o informacje dotyczące uprawnień urządzenia (np. mikrofon, lokalizacja, aparat).

W Szwajcarii aktywne są: rozpoznawanie dokumentów (OCR) przy kosztach, podpowiedzi Daisy przy wyciągu bankowym (dopasowanie płatności do otwartych faktur i kosztów, szkice faktur z wpływów — jeśli korzystasz z modułu AI) oraz tłumaczenie tekstów na Twoje życzenie (np. nazw produktów). Korzystamy w tym celu z modeli AI firmy Anthropic (zob. pkt 6). Czat z Daisy pokazuje Ci w Szwajcarii na razie, jak działa Synomi, i działa w całości na naszym serwerze — na pytania o podatki i przepisy Daisy tu jeszcze nie odpowiada. Voice-to-Invoice™ nie jest jeszcze aktywne w Szwajcarii; zanim je włączymy, zaktualizujemy niniejszą Politykę prywatności.

3. Cele przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

• Świadczenie usług w zakresie fakturowania i zarządzania firmą
• Zarządzanie kontami użytkowników
• Obsługa płatności i rozliczeń
• Komunikacja z Tobą
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu
• Analiza i ulepszanie naszych usług
• Wypełnianie obowiązków prawnych i podatkowych

4. Podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z zasadami DSG (art. 6 DSG: zgodność z prawem, dobra wiara, proporcjonalność, ograniczenie celu i prawidłowość). W zakresie, w jakim zastosowanie ma RODO, opieramy przetwarzanie na:

• Twojej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
• wykonaniu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• wypełnieniu obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
• prawnie uzasadnionych interesach Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

5. Cookies

5.1. Czym są cookies?

Cookies (pliki cookie) to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas odwiedzania stron internetowych. Służą do zapamiętywania Twoich ustawień i preferencji.

Postanowienia tej sekcji dotyczą strony internetowej i serwisu internetowego synomi.ch.

5.2. Dlaczego Synomi nie działa bez cookies?

Synomi potrzebuje technicznych cookies, aby działać prawidłowo, z następujących powodów:

• Logowanie — cookies sesyjne umożliwiają zalogowanie się i dostęp do Twojego konta
• Ochrona CSRF — ochrona przed atakami typu Cross-Site Request Forgery wymaga tokenów zapisanych w cookies
• Ustawienie języka — zapamiętanie wybranego języka interfejsu
• Sesja — zapamiętanie stanu aplikacji pomiędzy żądaniami HTTP

5.3. Jakich cookies używamy?

Niezbędne (techniczne) cookies

Te cookies są niezbędne do działania serwisu i nie można ich wyłączyć:

• synomi_session — identyfikator Twojej sesji
• XSRF-TOKEN — token bezpieczeństwa chroniący przed atakami CSRF
• synomi_cookie_consent — Twoje potwierdzenie informacji o cookies (LocalStorage)

Cookies analityczne i reklamowe

Synomi nie używa cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących (żadnego Google Analytics, żadnych reklamowych SDK, żadnych brokerów danych).

5.4. Jak długo przechowujemy cookies?

• Cookies sesyjne — są usuwane po zamknięciu przeglądarki
• Cookies trwałe — są przechowywane do 30 dni (informacja o cookies)
• Cookies „Zapamiętaj mnie” — do 1 roku (jeśli włączysz tę opcję przy logowaniu)

5.5. Jak możesz zarządzać cookies?

Cookies możesz zarządzać w następujący sposób:

• Ustawienia przeglądarki — możesz blokować lub usuwać cookies
• Baner informacyjny — przy pierwszej wizycie na synomi.ch wyświetlamy informację o stosowaniu niezbędnych technicznych cookies (przycisk „Rozumiem”). Ponieważ używamy wyłącznie niezbędnych cookies, baner ma charakter informacyjny i nie wymaga dokonania wyboru

5.6. Cookies zewnętrzne (płatności)

Gdy płacisz za subskrypcję, zostajesz przekierowany na stronę operatora płatności Mollie B.V., który zgodnie ze swoją polityką prywatności (mollie.com/privacy) może używać własnych cookies. Synomi nie ma wpływu na cookies ustawiane przez Mollie.

6. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Aplikacja i baza danych Synomi działają na serwerze w Szwajcarii. E-maile wysyłamy przez nasz własny serwer pocztowy w Szwajcarii. Codzienne kopie zapasowe bazy danych są przechowywane w Holandii (UE); Holandia zgodnie z listą Rady Federalnej (załącznik 1 do rozporządzenia o ochronie danych, DSV) zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych.

Do realizacji poszczególnych funkcji korzystamy z zaufanych dostawców zewnętrznych. Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym dla danej funkcji:

• Mollie B.V. (Holandia) — operator płatności online, gdy płacisz za subskrypcję. Zob. mollie.com/privacy
• Google LLC (USA) — w dwóch niezależnych od siebie przypadkach:
  • „Zaloguj się przez Google” — jeśli logujesz się przez Google, Google przekazuje nam Twój adres e-mail i podstawowe dane profilu w zakresie Twojej zgody.
  • Synchronizacja z Kalendarzem Google — jeśli aktywnie połączysz swoje konto Kalendarza Google (OAuth2), Synomi zapisuje w Twoim kalendarzu wydarzenia wygenerowane w systemie (terminy płatności faktur, zaplanowane spotkania, przypomnienia o kosztach) i odczytuje wydarzenia z kalendarza, aby wyświetlić je w panelu Synomi. Połączenie możesz w każdej chwili rozłączyć, a zgodę wycofać w ustawieniach swojego konta Google (myaccount.google.com/permissions).
  Zob. policies.google.com/privacy
• Apple Inc. (USA) — w dwóch niezależnych od siebie przypadkach:
  • „Zaloguj się przez Apple” — jeśli logujesz się przez Apple, Apple przekazuje nam wyłącznie identyfikator oraz — na Twoje życzenie — adres e-mail (opcjonalnie zanonimizowany, przekierowywany przez Apple).
  • Synchronizacja z kalendarzem iCloud (CalDAV) — jeśli aktywnie połączysz swój kalendarz iCloud za pomocą hasła dla aplikacji, Synomi komunikuje się z serwerami Apple (caldav.icloud.com), aby zapisywać i odczytywać wydarzenia (terminy płatności, spotkania, przypomnienia). Połączenie możesz w każdej chwili rozłączyć, unieważniając hasło dla aplikacji na stronie appleid.apple.com.
  Zob. apple.com/legal/privacy
• Anthropic PBC (USA) — dostawca modeli AI dla funkcji z pkt 2a (rozpoznawanie dokumentów, podpowiedzi Daisy przy wyciągu bankowym, tłumaczenia). Do Anthropic trafiają tylko dane potrzebne do danej funkcji (np. zdjęcie dokumentu, transakcje z wyciągu wraz z otwartymi pozycjami, tekst do przetłumaczenia). Anthropic jest związany umową powierzenia przetwarzania i nie wykorzystuje tych danych do trenowania swoich modeli. Zob. anthropic.com/legal/privacy
• Organy władzy — gdy wymaga tego prawo (np. nakaz sądowy, obowiązki podatkowe).

Przekazywanie danych do USA (Google, Apple, Anthropic) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) uznanych przez Federalnego Pełnomocnika ds. Ochrony Danych i Informacji (EDÖB).

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych osobom trzecim. Nie współpracujemy ani z sieciami reklamowymi, ani z brokerami danych.

7. Twoje prawa

Na podstawie DSG przysługuje Ci w szczególności prawo do:

• informacji o Twoich danych osobowych (art. 25 DSG)
• sprostowania nieprawidłowych danych (art. 32 DSG)
• usunięcia Twoich danych (art. 32 DSG)
• wydania lub przeniesienia Twoich danych (art. 28 DSG)
• sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 30 i 32 DSG)
• skargi do Federalnego Pełnomocnika ds. Ochrony Danych i Informacji (EDÖB, www.edoeb.admin.ch)

W zakresie, w jakim zastosowanie ma RODO, przysługuje Ci dodatkowo prawo dostępu, sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu, cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Holandii jest to Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz do nas na adres: hello@synomi.ch

8. Bezpieczeństwo danych

Chronimy Twoje dane za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych:

• Szyfrowanie danych firmy w spoczynku („at rest”) z osobnym kluczem dla każdej firmy
• Szyfrowane połączenia (TLS / HTTPS)
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), obowiązkowe przy logowaniu hasłem
• Regularne aktualizacje bezpieczeństwa
• Ograniczony dostęp do danych osobowych
• Codzienne kopie zapasowe bazy danych (przechowywane w Holandii, zob. pkt 6)
• Serwer w Szwajcarii

9. Przechowywanie danych i usunięcie konta

Przechowujemy Twoje dane:

• przez czas obowiązywania umowy i świadczenia usługi
• po wygaśnięciu subskrypcji — w trybie tylko do odczytu, maksymalnie przez 24 miesiące nieprzerwanej nieaktywności (usunięcie po uprzednim powiadomieniu e-mailem z 30-dniowym terminem)
• maksymalnie przez 30 dni po usunięciu konta (okres karencji)

9.1. Usunięcie konta

Konto możesz usunąć samodzielnie w aplikacji: Profil → „Usuń konto” (w interfejsie angielskim: „Delete account”). Usunięcia konta i danych możesz również zażądać e-mailem na adres hello@synomi.ch.

Po złożeniu wniosku konto objęte jest 30-dniowym okresem karencji — w tym czasie możesz anulować usunięcie, logując się ponownie. Po 30 dniach dane zostają trwale i nieodwracalnie usunięte z naszych serwerów.

Zalecamy, aby przed usunięciem wyeksportować swoje dane (eksporty do PDF/XML/Excel) — po usunięciu ich odzyskanie nie jest możliwe. Obowiązek przechowywania własnych ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych przez 10 lat (art. 958f OR) spoczywa na Tobie.

Co pozostaje: Faktury wystawione przez Synomi (za subskrypcję) przechowujemy w naszej księgowości przez ustawowy okres przechowywania (do 10 lat) — zobowiązują nas do tego przepisy prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); w tym zakresie Synomi działa jako Administrator.

10. Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności. O zmianach poinformujemy Cię, publikując nową wersję na stronie internetowej oraz — w przypadku istotnych zmian — e-mailem.

11. Kontakt

Jeśli masz pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych lub niniejszej Polityki prywatności, skontaktuj się z nami: