Déclaration de protection des données

1. Généralités et rôles des parties

La présente déclaration de protection des données décrit la manière dont Synomi traite et protège les données personnelles dans le service web Synomi à l’adresse synomi.ch. Une application mobile pour synomi.ch est en préparation ; le service web fonctionne dans le navigateur, y compris sur téléphone.

Le texte déterminant est en premier lieu la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD, RS 235.1, en vigueur depuis le 1er septembre 2023). Synomi ayant son siège aux Pays-Bas (UE), le règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données, RGPD) s’applique à titre complémentaire.

Synomi est un service destiné aux entreprises (B2B) et ne s’adresse pas aux personnes de moins de 18 ans ; nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs.

Selon le type de données, Synomi assume deux rôles différents :

• En tant que responsable du traitement (art. 5, let. j, LPD, art. 4, point 7, RGPD) — pour les données de votre compte Synomi (prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse de correspondance, données de l’entreprise, données de paiement, journaux techniques), c’est-à-dire pour les données que nous collectons directement afin de fournir le service Synomi et de gérer votre compte.
• En tant que sous-traitant (art. 5, let. k, et art. 9 LPD, art. 4, point 8, et art. 28 RGPD) — pour les données que vous saisissez ou générez dans Synomi dans le cadre de votre activité commerciale (données de clients, contenu des factures, justificatifs et documents comptables, trajets du carnet de bord). Le responsable du traitement de ces données, c’est vous, en tant qu’utilisatrice ou utilisateur de Synomi ; Synomi les traite exclusivement selon vos instructions documentées. Les modalités de la sous-traitance sont réglées au chiffre 9 des CGU du service web Synomi.

Coordonnées de Synomi :
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Pays-Bas
KvK : 64597237
E-mail : hello@synomi.ch

2. Quelles données nous traitons

Dans le cadre de nos services, nous traitons les données personnelles suivantes :

• Données d’identification : prénom, nom, raison sociale
• Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse de correspondance
• Données de l’entreprise : numéro d’identification des entreprises (IDE/UID), numéro de TVA
• Données d’utilisation : journaux, adresse IP, type de navigateur
• Données de paiement : lorsque vous payez un abonnement, Mollie traite le paiement (nous n’enregistrons aucune donnée de carte)

2a. Application mobile et fonctions d’IA

Une application mobile (iOS / Android) pour synomi.ch est en préparation. Avant qu’elle ne soit disponible, nous compléterons la présente déclaration de protection des données par les informations relatives aux autorisations de l’appareil (p. ex. microphone, localisation, appareil photo).

Sont actives en Suisse : la reconnaissance des justificatifs (OCR) pour les dépenses, les suggestions de Daisy pour le relevé bancaire (rapprochement des paiements avec les factures et dépenses ouvertes, projets de factures à partir des encaissements — si vous utilisez le module d’IA) et la traduction de textes à votre demande (p. ex. noms de produits). Pour cela, nous utilisons des modèles d’IA d’Anthropic (voir chiffre 6). En Suisse, le chat avec Daisy vous montre pour l’instant comment fonctionne Synomi et s’exécute entièrement sur notre serveur — Daisy ne répond pas encore ici aux questions sur les impôts et la réglementation. Voice-to-Invoice™ n’est pas encore actif en Suisse ; avant de l’activer, nous mettrons à jour la présente déclaration de protection des données.

3. Finalités du traitement

Nous traitons des données personnelles aux fins suivantes :

• Fourniture des services de facturation et de gestion d’entreprise
• Gestion des comptes utilisateurs
• Traitement des paiements et des décomptes
• Communication avec vous
• Garantie de la sécurité du service
• Analyse et amélioration de nos services
• Exécution des obligations légales et fiscales

4. Bases juridiques

Nous traitons les données personnelles selon les principes de la LPD (art. 6 LPD : licéité, bonne foi, proportionnalité, limitation des finalités et exactitude). Dans la mesure où le RGPD est applicable, nous fondons le traitement sur :

• votre consentement (art. 6, par. 1, let. a, RGPD)
• l’exécution d’un contrat (art. 6, par. 1, let. b, RGPD)
• l’exécution d’obligations légales (art. 6, par. 1, let. c, RGPD)
• les intérêts légitimes du responsable du traitement (art. 6, par. 1, let. f, RGPD)

5. Cookies

5.1. Que sont les cookies ?

Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont enregistrés sur votre appareil lorsque vous visitez des sites web. Ils servent à enregistrer vos réglages et vos préférences.

Les dispositions de la présente section s’appliquent au site web et au service web synomi.ch.

5.2. Pourquoi Synomi ne fonctionne-t-il pas sans cookies ?

Synomi a besoin de cookies techniques pour fonctionner correctement, pour les raisons suivantes :

• Connexion — les cookies de session permettent de se connecter et d’accéder à votre compte
• Protection CSRF — la protection contre les attaques par falsification de requête intersites (Cross-Site Request Forgery) nécessite des jetons dans les cookies
• Réglage de la langue — enregistrement de la langue choisie pour l’interface
• Session — enregistrement de l’état de l’application entre les requêtes HTTP

5.3. Quels cookies utilisons-nous ?

Cookies nécessaires (techniques)

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du service et ne peuvent pas être désactivés :

• synomi_session — identifiant de votre session
• XSRF-TOKEN — jeton de sécurité contre les attaques CSRF
• synomi_cookie_consent — votre confirmation de l’avis relatif aux cookies (LocalStorage)

Cookies d’analyse et publicitaires

Synomi n’utilise aucun cookie d’analyse, publicitaire ou de suivi (pas de Google Analytics, pas de SDK publicitaires, pas de courtiers en données).

5.4. Combien de temps conservons-nous les cookies ?

• Cookies de session — sont supprimés lorsque vous fermez le navigateur
• Cookies persistants — sont conservés jusqu’à 30 jours (avis relatif aux cookies)
• Cookies « Rester connecté » — jusqu’à 1 an (si vous activez cette option lors de la connexion)

5.5. Comment pouvez-vous gérer les cookies ?

Vous pouvez gérer les cookies de la manière suivante :

• Réglages du navigateur — vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies
• Bandeau d’information — lors de votre première visite sur synomi.ch, nous affichons un avis concernant l’utilisation de cookies techniques nécessaires (bouton « Compris »). Comme nous n’utilisons que des cookies nécessaires, le bandeau sert à informer et ne demande aucun choix

5.6. Cookies externes (paiements)

Lorsque vous payez un abonnement, vous êtes redirigé vers le site du prestataire de paiement Mollie B.V., qui peut utiliser ses propres cookies conformément à sa déclaration de protection des données (mollie.com/privacy). Synomi n’a aucune influence sur les cookies déposés par Mollie.

6. Destinataires et sous-traitants

L’application et la base de données de Synomi fonctionnent sur un serveur en Suisse. Nous envoyons les e-mails au moyen de notre propre serveur de messagerie en Suisse. Les copies de sauvegarde quotidiennes de la base de données sont conservées aux Pays-Bas (UE) ; selon la liste du Conseil fédéral (annexe 1 de l’ordonnance sur la protection des données, OPDo), les Pays-Bas garantissent un niveau de protection des données adéquat.

Pour certaines fonctions, nous faisons appel à des prestataires externes de confiance. Les données ne sont transmises que dans la mesure nécessaire à la fonction concernée :

• Mollie B.V. (Pays-Bas) — prestataire de paiements en ligne, lorsque vous payez un abonnement. Voir mollie.com/privacy
• Google LLC (États-Unis) — dans deux cas indépendants l’un de l’autre :
  • « Se connecter avec Google » — si vous vous connectez via Google, Google nous transmet votre adresse e-mail et des données de profil de base dans les limites de votre consentement.
  • Synchronisation avec Google Agenda — si vous connectez activement votre compte Google Agenda (OAuth2), Synomi inscrit dans votre agenda des événements générés dans le système (échéances de paiement des factures, rendez-vous planifiés, rappels relatifs aux dépenses) et lit les événements de l’agenda pour les afficher dans le panneau Synomi. Vous pouvez à tout moment couper la connexion et retirer votre consentement dans les réglages de votre compte Google (myaccount.google.com/permissions).
  Voir policies.google.com/privacy
• Apple Inc. (États-Unis) — dans deux cas indépendants l’un de l’autre :
  • « Se connecter avec Apple » — si vous vous connectez via Apple, Apple ne nous transmet qu’un identifiant et — si vous le souhaitez — une adresse e-mail (le cas échéant anonymisée, relayée par Apple).
  • Synchronisation avec le calendrier iCloud (CalDAV) — si vous connectez activement votre calendrier iCloud au moyen d’un mot de passe spécifique à une app, Synomi communique avec les serveurs d’Apple (caldav.icloud.com) pour inscrire et lire des événements (échéances de paiement, rendez-vous, rappels). Vous pouvez à tout moment couper la connexion en révoquant le mot de passe spécifique à l’app sur appleid.apple.com.
  Voir apple.com/legal/privacy
• Anthropic PBC (États-Unis) — fournisseur des modèles d’IA pour les fonctions du chiffre 2a (reconnaissance des justificatifs, suggestions de Daisy pour le relevé bancaire, traductions). Anthropic ne reçoit que les données nécessaires à la fonction concernée (p. ex. l’image d’un justificatif, les opérations d’un relevé bancaire avec les postes ouverts, le texte à traduire). Anthropic est lié par un contrat de sous-traitance et n’utilise pas ces données pour entraîner ses modèles. Voir anthropic.com/legal/privacy
• Autorités — lorsque la loi l’exige (p. ex. décision judiciaire, obligations fiscales).

La transmission de données aux États-Unis (Google, Apple, Anthropic) se fonde sur des clauses contractuelles types (CCT) reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers. Nous ne collaborons ni avec des régies publicitaires ni avec des courtiers en données.

7. Vos droits

Selon la LPD, vous avez notamment le droit :

• d’obtenir des renseignements sur vos données personnelles (art. 25 LPD)
• de faire rectifier des données inexactes (art. 32 LPD)
• de faire effacer vos données (art. 32 LPD)
• d’obtenir la remise ou la transmission de vos données (art. 28 LPD)
• de vous opposer au traitement (art. 30 et 32 LPD)
• de déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, www.edoeb.admin.ch)

Dans la mesure où le RGPD est applicable, vous disposez en outre du droit d’accès, de rectification, d’effacement (« droit à l’oubli »), de limitation du traitement, à la portabilité des données, d’opposition, du droit de retirer à tout moment un consentement ainsi que du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle — aux Pays-Bas, il s’agit de l’Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à : hello@synomi.ch

8. Sécurité des données

Nous protégeons vos données au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées :

• Chiffrement des données de l’entreprise au repos (« at rest ») avec une clé propre à chaque entreprise
• Connexions chiffrées (TLS / HTTPS)
• Authentification à deux facteurs (2FA), obligatoire pour la connexion par mot de passe
• Mises à jour de sécurité régulières
• Accès restreint aux données personnelles
• Copies de sauvegarde quotidiennes de la base de données (conservées aux Pays-Bas, voir chiffre 6)
• Serveur en Suisse

9. Conservation et suppression du compte

Nous conservons vos données :

• pendant la durée du contrat et de la fourniture du service
• après l’expiration de l’abonnement — en mode lecture seule, au maximum 24 mois d’inactivité ininterrompue (suppression après annonce préalable par e-mail avec un délai de 30 jours)
• au maximum 30 jours après la suppression du compte (délai de carence)

9.1. Supprimer le compte

Vous pouvez supprimer votre compte vous-même dans l’application : Profil → « Supprimer le compte » (dans l’interface anglaise : « Delete account »). Vous pouvez également demander la suppression de votre compte et de vos données par e-mail à hello@synomi.ch.

Après la demande, le compte est soumis à un délai de carence de 30 jours — pendant ce délai, vous pouvez annuler la suppression en vous reconnectant. Au bout de 30 jours, les données sont supprimées de nos serveurs de manière définitive et irrévocable.

Nous vous recommandons d’exporter vos données avant la suppression (exports au format PDF/XML/Excel) — aucune récupération n’est possible après la suppression. L’obligation de conserver vos propres livres comptables et pièces justificatives pendant 10 ans (art. 958f CO) vous incombe.

Ce qui est conservé : les factures émises par Synomi (pour l’abonnement) sont conservées dans notre comptabilité pendant le délai légal de conservation (jusqu’à 10 ans) — la loi nous y oblige (art. 6, par. 1, let. c, RGPD) ; Synomi agit à cet égard en tant que responsable du traitement.

10. Modifications de la présente déclaration de protection des données

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de protection des données. Nous vous informons des modifications en publiant une nouvelle version sur le site web et — en cas de modifications importantes — par e-mail.

11. Contact

Si vous avez des questions sur le traitement des données personnelles ou sur la présente déclaration de protection des données, contactez-nous :