Datenschutz bei Synomi (DSG / DSGVO)

Version für synomi.ch, gültig ab 8. Oktober 2026.

1. Zwei Rollen — wer ist wofür zuständig?

Für die Bearbeitung von Personendaten gilt in erster Linie das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1, in Kraft seit 1. September 2023). Weil Synomi seinen Sitz in den Niederlanden (EU) hat, gilt zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Synomi hat dabei zwei Rollen:

• Verantwortlicher — für deine Kontodaten (Name, E-Mail, Firmenangaben, Zahlungsangaben, Systemprotokolle). Diese Daten erheben, bearbeiten und verschlüsseln wir, damit wir dir den Dienst überhaupt anbieten können.
• Auftragsbearbeiter (DSGVO: Auftragsverarbeiter) — für alles, was du im Rahmen deiner Geschäftstätigkeit in Synomi erfasst (Daten deiner Kundinnen und Kunden, Rechnungen, Dokumente, GPS-Fahrten). Für diese Daten bist du der Verantwortliche — wir bearbeiten sie ausschliesslich nach deinen Weisungen. Wir bewahren sie für dich auf und verschlüsseln sie ebenfalls, aber verwalten tust du sie.

Die Vereinbarung darüber, wie wir mit deinen Daten umgehen (Auftragsbearbeitungsvertrag), ist in die AGB des Webdienstes Synomi (Abschnitt 9) integriert — du musst kein separates Dokument unterschreiben.

2. Wo liegen deine Daten?

• Die Anwendung und die Datenbank laufen auf einem Server in der Schweiz.
• Firmendaten sind verschlüsselt gespeichert («at rest»), mit einem eigenen Schlüssel für jede Firma; die Verbindungen sind mit TLS gesichert.
• Tägliche Sicherungskopien der Datenbank werden in den Niederlanden (EU) aufbewahrt. Die Niederlande gehören zu den Staaten mit angemessenem Datenschutz im Sinne des DSG (Liste des Bundesrates, Anhang 1 der Datenschutzverordnung, DSV).
• E-Mails verschicken wir über unseren eigenen Mailserver von synomi.ch in der Schweiz.
• Regelmässige Sicherheitsupdates.
• Keine Werbung, keine Tracker, kein Verkauf von Daten.

3. Deine Rechte

Nach dem DSG hast du insbesondere das Recht auf Auskunft über deine Daten, auf Berichtigung und Löschung, auf Herausgabe oder Übertragung deiner Daten (Art. 28 DSG) und das Recht, einer Bearbeitung zu widersprechen. Nach der DSGVO hast du zusätzlich das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und darauf, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Wie machst du diese Rechte geltend? Schreib eine E-Mail an hello@synomi.ch — mehr braucht es nicht. Ausserdem kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren: in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), in den Niederlanden bei der Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Konto löschen

Du kannst dein Konto selbst in der Anwendung löschen (Profil → «Konto löschen»; in der englischen Oberfläche: «Delete account»). Du kannst die Löschung auch per E-Mail verlangen: Schreib an hello@synomi.ch, und zwar von der E-Mail-Adresse, die mit deinem Konto verknüpft ist — bevor wir das Verfahren starten, bestätigen wir deine Anfrage mit einer Antwort.

Ab diesem Moment läuft eine Karenzfrist von 30 Tagen — in dieser Zeit kannst du es dir anders überlegen, indem du dich einfach wieder anmeldest. Nach 30 Tagen werden deine Daten endgültig und unwiderruflich gelöscht.

Lade deine Daten vor dem Löschen herunter (Exporte als PDF/XML/Excel) — die Pflicht, deine Geschäftsbücher und Buchungsbelege 10 Jahre lang aufzubewahren (Art. 958f OR), liegt bei dir. Details: Datenschutzerklärung, Abschnitt 9.

5. Mit wem teilen wir Daten — und welche?

Nur mit vertrauenswürdigen Auftragsbearbeitern, nur für Funktionen, die du tatsächlich nutzt — und nur die Daten, ohne die die jeweilige Funktion nicht funktionieren würde:

• Mollie B.V. (Niederlande, Zahlungen) — wenn du ein Abonnement bezahlst: die Daten, die für die Abwicklung der Zahlung nötig sind. Kartendaten speichern wir überhaupt nicht — darum kümmert sich ausschliesslich Mollie.
• Google (USA) — nur wenn du es einschaltest: Bei «Mit Google anmelden» erhalten wir von Google deine E-Mail-Adresse und grundlegende Profilangaben; bei der Synchronisierung mit dem Google Kalender tragen wir Synomi-Termine (Zahlungsfristen, Termine) in deinen Kalender ein und lesen Termine zurück, um sie anzuzeigen.
• Apple (USA) — nur wenn du es einschaltest: Bei «Mit Apple anmelden» erhalten wir eine Kennung und — falls du sie teilen möchtest — deine E-Mail-Adresse (die Apple anonymisieren kann); die Synchronisierung mit dem iCloud-Kalender funktioniert genauso wie bei Google.

KI-Funktionen: Für die Belegerkennung (OCR), die Vorschläge von Daisy beim Bankauszug und Übersetzungen geben wir die dafür nötigen Daten an Anthropic (USA) weiter — nur so viel, wie die jeweilige Funktion braucht, und ohne Training der Modelle mit deinen Daten. Der Chat mit Daisy läuft in der Schweiz vorerst vollständig auf unserem Server. Voice-to-Invoice ist noch nicht aktiv.

Übermittlungen in Staaten ohne angemessenen Datenschutz (Google, Apple und Anthropic in den USA) stützen sich auf Standardvertragsklauseln (SCC), die vom EDÖB anerkannt sind. Wir verkaufen keine Daten. Die vollständige Liste und Details: Datenschutzerklärung, Abschnitt 6.

6. Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies (Anmeldung, Sicherheit, Einstellungen) — keine Analyse- und keine Werbe-Cookies. Details: Datenschutzerklärung, Abschnitt 5.

7. Künstliche Intelligenz bei Synomi

In der Schweiz aktiv sind die Belegerkennung (OCR), die Vorschläge von Daisy beim Bankauszug und Übersetzungen. Daisy im Chat zeigt dir vorerst, wie Synomi funktioniert (Fragen zu Steuern beantwortet sie hier noch nicht); Voice-to-Invoice folgt. Es gilt derselbe Grundsatz wie in der EU-Version: Human in the Loop — das letzte Wort hat immer ein Mensch. Die KI schlägt vor, du entscheidest; kein Dokument entsteht ohne deine bewusste Bestätigung, und du erkennst immer, dass du mit einer KI zu tun hast.

8. Informationssicherheit

• Verschlüsselung mit einem eigenen Schlüssel für jede Firma — ein Schlüssel öffnet nie die Daten einer anderen Firma.
• TLS für alle Verbindungen.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) — obligatorisch bei der Anmeldung mit Passwort.
• Regelmässige Sicherheitsupdates und tägliche Sicherungskopien.
• Keine Tracker und eine kurze Liste von Auftragsbearbeitern (Abschnitt 5).

Fragen zur Sicherheit? Schreib uns: hello@synomi.ch.

9. Kontakt